Документ или макулатура - сколько нужно хранить документацию предприятия?
Бизнес - Бизнес
28.02.2008

ImageОтношение к документам у работников бухгалтерии своеобразное. С одной стороны, кому как не бухгалтеру знать ценность «бумажки с печатью», от наличия или отсутствия которой иногда зависит и финансовое положение родного предприятия, и личное материальное благополучие, и порой даже собственная свобода.

С другой же стороны, чем дольше функционирует предприятие, тем больше бумаг скапливается в бухгалтерии. Со временем документы не просто перестают быть нужными, они откровенно мешают, захламляют помещение, собирают пыль и рассыпаются по полу в самый неподходящий момент. А учитывая, что стоимость офисного пространства в последнее время стремительно дорожает, хранение десятков и даже сотень папок с документацией требует еще и немалых финансовых затрат.

Прежде чем выбросить какой-то документ, даже если он вам кажется совсем ненужным, вспомните о проверках. Ведь большинство первичных бухгалтерских документов так или иначе связаны с начислением налогов и сборов, а значит, их отсутствие при проверке может иметь весьма печальные последствия. Однако проверяющие могут потребовать у вас документы только за определенный период времени. В соответствии с пп.15.1.1 ст.15 Закон Украины от 21.12.2000 г. № 2181-III «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» налоговый орган имеет право самостоятельно определить сумму налоговых обязательств налогоплательщика не позднее окончания 1095-го дня, следующего за последним днем предельного срока представления налоговой декларации, а в случае, когда такая налоговая декларация была представлена позже, – за днем ее фактического представления. Если в течение указанного срока налоговый орган не определяет сумму налоговых обязательств, налогоплательщик считается свободным от такого налогового обязательства, а спор по данной декларации не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке.

1095 дней – это фактически 3 года, поэтому может создаться впечатление, что по истечении этого срока подтверждающие документы становятся ненужными. Но это не совсем так.

Во-первых, возможны случаи, когда налоговое обязательство начисляется без соблюдения указанного срока давности (например, если не была представлена налоговая декларация за период возникновения налогового обязательства).

Во-вторых, никто не застрахован от производства по делу о взыскании такого налога (в случае установления судом факта намеренного уклонения от уплаты налогового обязательства должностными лицами налогоплательщика или физическим лицом – налогоплательщиком).

В-третьих, следует помнить о том, что действующим законодательством Украины предусмотрены минимальные сроки[1] хранения документов. Они установлены Перечнем документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главархива Украины от 20.07.1998 г. № 41 (далее – Перечень № 41).

Поэтому даже после окончания требуемого срока хранения финансовые и бухгалтерские документы следует уничтожать только при условии завершения комплексной проверки контролирующими органами. Данное мнение, с которым мы полностью согласны, изложено в письме ГНАУ от 17.04.2002 г. № 2470/6/23-1216. Напомним также, что в соответствии с Перечнем № 41 обязательным условием уничтожения определенной категории документов является не только окончание срока хранения, но и проверка хозяйственной деятельности предприятия за период, в котором эти документы были созданы. Эти данные можно узнать из акта проверки.

Сроки хранения наиболее распространенных бухгалтерских и налоговых документов мы свели в таблицу.

 

Вид документа

Срок хранения

Документы о командировках (справки, удостоверения, отчеты)

3 года

Документы об уплате налога на добавленную стоимость и акцизного сбора (обзоры, докладные записки, указания)

5 лет*

Банковские документы о поступлении всех видов налогов в государственный бюджет (акты, справки, платежные реестры, поручения)

3 года**

Декларации о прибыли

а) годовые;

б) квартальные

5 лет

3 года

Декларации об НДС

3 года

Акты проверок кассы, правильности взимания налогов и прочие

3 года

Расчетные ведомости уплаты взносов в различные фонды

3 года

Документы об отчуждении имущества в связи с неуплатой налогов (протоколы, акты, оценочные заключения, описи)

До ликвидации организации*

Декларации о валютных ценностях

5 лет

Документы об освобождении от уплаты налогов, акцизных и иных сборов, о предоставлении льгот, кредитов, отсрочек от уплаты или отказа в их предоставлении (расчеты, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)

3 года

Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставкой продукции, товаров, работ, услуг (акты сверки, справки)

3 года

Оперативные сведения и отчеты о полученной прибыли

3 года

Документы об учете юридических и физических лиц в налоговых органах или снятии с учета (уведомления, свидетельства, справки, журналы регистрации)

3 года после снятия с учета

Документы о задолженности в бюджет (справки, запросы, информации, переписка)

3 года

Отчеты о перечислении денежных сумм на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, медицинское и т.п.)

До ликвидации организации***

Налоговые накладные

3 года**

Книги, журналы, карточки учета:

а) ценных бумаг;

б) купли-продажи товаров, сырья;

в) расчетов с организациями;

г) погашенных векселей в уплату налогов;

д) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых НДС;

е) сумм прибылей и подоходного налога с работников

До ликвидации организации***

3 года**

3 года после погашения налога**

3 года после погашения налога**

3 года после погашения налога**

3 года

Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольных лент электронных контрольно-кассовых аппаратов

3 года**

* В случае передачи в архивное учреждение – 10 лет.

** При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров, проведения следственных мероприятий и судебных дел – хранятся до принятия окончательного решения.

*** В случае передачи в архивное учреждение – постоянно.

Что же касается других документов, то уставы, документы о создании предприятия, его реорганизации, переименовании и тому подобное (отчеты, справки, докладные записки, заключения), должны храниться на предприятии постоянно и уничтожению не подлежат.

 

Не уничтожаются также приказы по основной деятельности предприятия.

А вот для приказов о приеме, переводе, поощрении, увольнении, совместительстве работников, материальной помощи срок хранения установлен – 75 лет. Приказы о предоставлении отпусков хранятся 5 лет, а приказы по административно-хозяйственным вопросам, а также о взысканиях, командировках работников – 3 года.

Что касается статистической отчетности, то согласно Перечню № 41 статистические отчеты и таблицы с годовой и большей периодичностью должны храниться на предприятии до его ликвидации, а при передаче документов в архив – постоянно. Полугодовые и квартальные отчеты хранятся 3 года, месячные –1 год.

Обращаем также внимание на то, что указанные в Перечне № 41 минимальные сроки хранения документов нельзя сокращать, но при необходимости по решению экспертной комиссии предприятия они могут быть увеличены.

Подводя итог сказанному, отметим, что принимая решение об уничтожении документов, следует хорошо взвесить все за и против. Ведь в этом деле принцип «семь раз отмерь – один отрежь» проявляется особенно ярко. Так или иначе, всегда нужно исходить из интересов предприятия. Ведь бывают случаи, когда документы стоит оставить даже после истечения сроков их хранения, и наоборот, иногда от них желательно избавиться как можно скорее.

 

  • [1] В соотвествии с Перечнем № 41 сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством.

ERP укореняется в среднем бизнесе

Business Intelligence: объединяя ERP и CRM 

Сдача "электронной" отчетности – дело добровольное?

 
< Пред.   След. >
2007-2019 Сайт Деньга має допомогти Вам досягнути матеріального достатку. Матеріали сайту розкривають тематики: Інвестиції(у тому числі в Нерухомість, Золото, Цінні папери), Банки, Створення власного бізнесу, Кар'єрне зростання, Освіта. Редакція не несе відповідальності за достовірність інформації, опублікованої в рекламних матеріалах. Використання матеріалів Деньга дозволено тільки при наявності активного посилання на головну сторінку порталу. www.denga.com.ua